PENINGKATAN MUTU PELAYANAN PERPUSTAKAAN
(Oleh: Yusheri)
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan dan Fungsi Pelayanan Perpustakaan
Menurut Nasution (1990,139) “Perpustakaan adalah pelayanan. Pelayanan adalah keksibukan. Bahan-bahan pustaka harus sewaktu-waktu tersedia bagi mereka yang memerlukannya.”.. jelas bahwa perpustakaan adalah pelayanan. Tidak ada perpustakaan jika tidak ada pelayanan. Karena itu perpustakaan di identik dengan pelayanan. Agar tangkap terhadap kepentingan penggununya, perpustakaan harus menyediakan bahan pestaka yang sewaktu-waktu di perlukan. Kegiatan menyediakan bahan pustaka inilah yang menjadi profesi seorng pustakawan. Penting atau tidaknya perpustakaan tergantung pula pada kemampuan untuk menyediakan bahan pustaka secara tepat dan akurat.
Fungsi pelayanan perpustakaan tidak boleh menyimpang dari tujuan perpustakaan itu sendiri. Perpustakaan harus dapat memberikan informasi kepada pengguna, memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mengadakan penelitian, yaitu fungsi informasi. Selanjutnya, perpustakaan juga memberi kesempatan kepada pembacanya untuk mengadakan rekreasi. Dengan membaca novel, pembaca dapat terhibur, begitu pula dengan mendengarkan musik dan menonton video.
a. Tujuan perpustakaan
Tujuan perpustakaan memberikan pelayanan kepada para pembaca, agar bahan pustaka yang telah diolah dan di kumpulkan dengan baik dapat sampai ketangan pembaca, bahan-bahan pastaka yang di kumpulkan terutama di maksudkan agar dapat di pakai oleh pengguna.sedangkan maksut diadakan pengolahan yaitu untuk mempermudah pencarian suatu bahan pustaka sesuai yang di kehendaki pengguna.
Bahan pustaka yang banyak tetapi tidak di pakai oleh siapapun dengan alas an apapun, merupakan kekeliruan besar. Perpustakaan yang tidak di datangi oleh para pembaca adalah perpustakaan sakit. Karena itu harus di usahakan agar para pengguna memakai bahan pustaka di perpustakaan. Usaha ini misalnya, dilakukan dengan promosi jasa perpustakaan, maksud di adakan promosi yaitu agar para pengguna tau tenyang bahan apa saja yang dimiliki oleh perpustakaan, fasilitas apa saja yang di berikan oleh perpustakaan, dan saat mana dapat datang ke perpustakaan. Semua ini harus dituangkan pada lembaran kertas, kemudian di sebarkan dalam bentuk brosur atau pamphlet, atau di sampaikan secara lisan, tetapi berdasarkan yang tertulis di brosur.
Promosi perpustakaan tidak hanya di berikan oleh Negara sedang berkambang dengan pembaca yang baru melek heruf, tetapi juga di kerjakan oleh Negara yang sudah memiliki perpustakaan maju. Karna membaca di perpustakaan juga menjadi masalah di Negara maju, mereka yang sudah melek huruf,lulus dari pendidikan menengah, berangsur-ansur menjadi “buta huruf” karena mereka tidak mau membaca lagi. Mereka lebih suka bermabuk-mabukan di malam minggu yang panjang di bar/diskotek atau tempat hiburan yang tersedia di mana-mana. Maka Negara yang di maksud dalam keadaan bahaya, seperti yang di laporkan oleh mentri pendidikan AS tahun 1983, “The nation at risk..” kalau sudah demikian yang di minta untuk membenahi tidak ada lain kecuali para pustakawan.
b. Fungsi pelayanan perpustakaan
Fungsi pelayanan perpustakaan adalah mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati. Harus di usahkan agar perpustakaan menyelenggarakan kegiatan yang membuat pembaca senang datang ke perputakaan. Missal diskusi atau pertunjukan film untuk menambah pengetahuan pembaca. Perpustakaan harus berani bersusah payah mencarikan bahan pustaka yang di kehendaki oleh pengguna walaupun harus meminjam keperpustakaan lain. Misalnya perpustakaan mencarikan artikel ke perpustakaan lain di dalam negri, bahkan kalau perlu di perpustakaan lain di luar negri.
Pada perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi, atau perpustakaan nasional, mencarikan artikel seperti inimerupakan kewajiban yang tidak dapat di tolak, umumnya perpustakaan penelitian menyediakan indek dan abstrak untuk para peneliti, sehingga mereka memperoleh informasi mutakhir, yaitu bahan apa saja yang telah terbit di bidangnya baik di dalam maupuun di luar negri. Pada zaman informasi dan globalisasi ini, masalah jarak bukanlah suatu yang menghalangi untuk memperoleh dokumen.
Perpustakaan juga berfungsi mengembangkan pendidikan, para pengguna diharapkan dapat memamfaatkan bahan-bahan pustaka yang tersedia, baik fisik maupun non fisik. Dengan membaca kita akan berpikir, mengikuti logika yang di berikan oleh pengarang. Karna pandai berlogika dan kaya pengalaman yang di peroleh dari bacaan, kita menjadi cerdas. Dengan demikian dalam mengikuti berbagai masalah, kita akan tau cara memecahkannya.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Cara Untuk Meningkatkan Mutu Layanan di Perpustakaan
Meningkatkan mutu layanan di perpustakaan merupakan suatu hal yang perlu di perhatikan oleh pihak pustaka, dengan mutu pelayanan yang tinggi, perpustakaan tersebut akan memperoleh banyak pengunjung dan selanjutnya akan mendapatkan pengakuan dan penghargaan dari masyarakat. Jika pustakawan belum mendapatkan penghargaan dari masyarakat, bearti ia masih harus bekerja keras, agar pekerjaannya itu berguna bagi masyarakat. Upaya untuk menigkatkan mutu layanan di perpustakaan tidak boleh di pisahkan dari kegiatan pustakawan sehari-hari. Banyak upaya yang dapat di kerjakan, misalnya.:
1. Sikap ramah dan penampilan pustakawan yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pembaca akan menentukan berhasil atau tidaknya pekerjaan. Melalui penampilan yang ramah, siap untuk memberikan bantuannya, pustakawan dapat menggeat pembaca sebanyak mungkin. Sudah tentu di samping kemampuan teknis yang memadai dalam bidang ini. Juga memberikan motivasi dan ide-ide yang dapat di peroleh dari perpustakaan. Pendekatan yang baik dapat meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan. Persoalan di rumah hendaknya jangan di bawa ke perpustakaan sehingga pengguna tidak mendapatkan kesan-kesan negative dari pustakawannya. Pustakawan hendaknya member bantuan kepada pembaca dengan sungguh-sungguh dan penuh dengan keikhlasan. Sesuaikan bantuan yang di berikan pustakawan dengan kebutuhan pembaca. Jika terlalu banyak memberikan penjelasan yang sebenarnya tidak di perlukan oleh pengguna, dapat membuat pengguna tersebut bosan dan merasa di rendahkan. Jika memberikan pelayanan tidak dengan sepenuh hati juga dapat membuat pengguna tersinggung dan merasa tidak di hargai. Usahakan segalanya penuh dengan kekeluargaan dan persaudaraan, juga pustakawan harusn rajin membaca, terutama bacaan yang terdapat di ruang ia bekerja.
2. Menyediakan brosur tentang kegiatan yang ada di pepustakaan. Brosur memiliki keampuhan yang luarbiasa untuk meningkatkan mutu layanan perpustakaan, dengan brosur ini pustakawan dapat menyampaikan berbagai kegiatan yang sedang dan akan di kerjakan. Brosur ini sama juga dengan iklan suatu perusahaan. Brosur dapat berupa daftar buku baru, daftar bibliografi atau program kegiatan yang akan di kerjakan oleh perpustakaan. Hendaknya perpustakaan memiliki bagian yang mencetak dan mengedarkan brosur, sehingga kegiatan perpustakaan dapat di ketahui oleh masyarakat. Mungkin kegiatan ini memerlukan anggaran yang lumayan besar, tetapi jika di perhitungkan dengan keuntungan yang di peroleh, kegiatan ini tentu menguntungkan perpustakaan. Sediakan anggaran khusus, jangan lupa memasukkan anggaran “promosi perpustakaan” di dalam DIP (daftar isian proyek) perpustakaan, (misalnya,, atau sebagai contoh.
3. Mengadakan berbagai perlombaan di pepustakaan. Misalnya, lomba baca, lomba menggambar, lomba baca puisi, lomba pidato, dan sebagainya. Berbagai perlombaan ini di maksudkan agar para peminat datang keperpustakaan, mungkin kalau di undang untuk datang ke perpustakaan saja banyak orang yang tidak mau, tetapi kalau ada kegiatan lainnya seperyi perlombaan menggambar, banyak anak atau peminat yang akan datang, juga perlombaan lain. Nantinya, semua ini akan di arahkan untuk mendatangi dan mencari bahan di perpustakaan dalam rangka keikutsertan mereka dalam berbagai perlombaan tersebut. Paling tidak, karena adanya diadakan perlombaabn mereka akan mengetahui bahwasanya ada perpustakaan di tempat itu. Berbagai kegiatan tadi akan mendorong mereka untuk mencari informasi di perpustakaan. Tidak mungkin mengikuti lomba pidato tanpa haru membaca terlebih dahulu. Bahan yang perlu di baca tersebut, tersedia di perpustakaan. Selanjutnya, setelah mereka terbiasa datang ke perpustakaan, mereka dapat di sodori formulir keanggotaan perpustakaan.
4. Mengadakan study tour bersama di perpustakaan. Kegiatan ini dapat di lakukan secara terjadwal pada perpustakaan umum, misalnya hari senin pihak perpustakaan mengundang sekolah tertentu untuk datang ke perpustakaan untuk mendengarkan lomba dongeng. Atau mengajak mereka untuk mengelilingi perpustakaan agar mereka mengetahui tentang bahan apa saja yang ada di perpustakaan. Selanjutnya mereka juga di ajari bagaimana cara menggunakan catalog, mencari buku sendiri dan mengenal nomor panggil dengan unsur-unsur di dalamnya. Dalam kesempatan demikian dapat juga mereka diajari bagaimana melakukan penelitian di perpustakaan dan bagaimana memperoleh ide di perpustakaan.
5. Mengundang tokoh masyarakat atau seorang pakar untuk mengadakan ceramah, menceritakan pengalaman mereka, dan sebagainya. Tokoh masyarakat yang berpengalaman sangat potesial untuk di mintai bantuannya meningkatkan mutu layanan di perpustakaan. Dengan pengalaman mereka atau dengan nama besar mareka, dengan prestasi yang telah mereka buktikan, pengguna perpustakaan akan senang mendengar cerita di balik sukses mereka. Bagaimana pakar meniti karier, yang ternyata tidak mudah, dapat menjadi pengalaman tambahan bagi mereka yang mendengarkannya. Dapat juga seorang pengarang datang ke perpustakaan untuk menyampaikan bagaimana pengalamannya menulis buku. Kapan ia memperoleh ide, menuangkannya ke dalam kertas buram, kemudian mengketik dan mencetaknya sehingga menjadi buku terkenal yang mengharumkan namanya, bahkan memberikan nafkah tambahan yang lumayan.
6. Membuat jadwal kegiatan yang teratur, memetik mamfaat dari bahan yang di miliki perpustkaan. Kalau pustakawan rajin, mereka dapat menggali potensi yang ada di perpustakaan. Misalnya, buku-buku mengenai perjuangan Diponogoro. Dari situ dapat di buat daftar bibliografinya, disiapkan gambar-gambar yang berhubungan dengan Diponogoro, kemudian di siapkan makalahnya, selanjutnya, di umumkan kepada masyarakat bahwa dalam rangka memperingati hari pahlawan, akan di tampilkan semimar mengenai “pangeran Diponogoro”
7. Berbagai kegiatan lainnya yang tidak di sebutkan di atas. Kalau kita mau menggalinya, berdasarkan pengalaman dan lapangan serta teori, tetu banyak sekali bahan lain yang dapat membantu untuk meningkatkan mutu layanan di perpustakaan.
Perpustakaan perguruan tinggi melayani sivitas akademika dalam lingkungan perguruan tinggi tersebut. Layanan ditekankan untuk menyukseskan program pendidikan dan pengajaran di perguruan tinggi tersebut. Perpustakaan hendaknya memberi kesempatan kepada pembaca untuk mengadakan penelitian, misalnya dalam membuat makalah kecil sampai penelitian kompleks yang melibatkan banyak pihak. Hasil penelitian tersebut kemudian dimanfaatkan untuk kepentingan masyarakat. Adapun beberapa pelayanan yang harus di perhatikan untuk meningkatkan mutu pelayanan di perpustakaan. Antara lain :
a. Layanan Ruang Baca
Layanan ruang baca merupakan bagian pokok dalam kegiatan layanan perpustakaan, selain layanan sirkulasi dan layanan teknis. Dalam sajian ini layanan ruang baca dibagi menjadi:
Q layanan ruang baca buku rujukan
Buku rujukan adalah bahan perpustakaan yang sangat penting karena dari buku-buku ini berbagai pertanyaan dapat dijawab. Dalam ruangan ini, biasanya ada petugas atau pustakawan rujukan yang siap sedia memberikan bantuan. Jawaban pertanyaan rujukan tidak semuanya diperoleh dari buku, tetapi dapat juga dari pengalaman petugas perpustakaan.
Lengkap tidaknya koleksi buku rujukan menunjukkan mutu layanan yang diberikan perpustakaan. Buku-buku rujukan tidak boleh dipinjam ke luar perpustakaan. Perpustakaan yang sudah maju dan mempunyai biaya biasanya menyediakan mesin foto kopi.
Q layanan ruang baca berupa meja baca perorangan
Layanan ini sebenarnya sekedar perluasan dari fasilitas ruang baca. Maksudnya, untuk memberikan kenyamanan bagi mereka yang menghendaki ketenangan khusus. Dengan fasilitas ini seolah pembaca memiliki ruang khusus di perpustakaan yang tidak boleh diganggu orang lain. Ia juga merasa bahwa dirinya tidak mau mengganggu orang lain. Suasana nyaman dapat meningkatkan semangat belajar atau membaca di perpustakaan.
Q layanan ruang baca berupa meja baca kelompok
Ruang baca jenis ini terdapat di berbagai perpustakaan. Ada kelemahan dan keunggulan meja baca jenis ini. Kelemahannya ialah saling mengganggu di antara para pembaca. Keunggulannya, pertama, menghemat ruang dan fasilitas perpustakaan, karena adanya ruang baru itu. Kedua, karena melihat teman sebangkunya membaca, ia sendiri mungkin akan berbuat demikian.
Q fasilitas untuk ruang baca yang baik
Ruang baca hendaknya dilengkapi berbagai fasilitas untuk menunjang kenyamanan. Pemasangan AC atau jendela yang luas, dapat memperlancar sirkulasi udara. Penerangan harus memadai. Sinar yang baik adalah sinar alami. Dianjurkan, perpustakaan memiliki pengontrol sinar pada setiap jendela, misalnya dengan krey (blind fold).
Q perluasan dan ruang baca berupa ruang untuk diskusi
Ruang ini dapat digunakan oleh sekelompok pembaca yang memiliki minat yang sama untuk membahas sesuatu. Buku-buku dibawa dari perpustakaan kemudian dibicarakan bersama di sana.
Q ruang baca yang berupa ruang kerja bagi pembaca perpustakaan
Ruang ini dapat digunakan untuk pembaca remaja dan anak-anak agar mereka dapat berkarya. Meskipun perpustakaan menyediakan fasilitas dan mengeluarkan biaya, tetapi nilai kegiatan ini sangat tinggi.
Q ruang santai
Ruang ini dapat digunakan oleh pembaca yang telah lelah membaca agar segar kembali. Sambil beristirahat ia dapat membaca dan menonton televisi.
b. Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustaka
Bagian sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan perpustakaan yang dimiliki oleh perpustakaan dengan para pemakainya. Yang dibahas adalah masalah peminjaman, misalnya bahan-bahan yang boleh dipinjam, jangka waktu peminjaman, jam buka perpustakaan, dan statistik untuk membuat laporan perpustakaan. Umumnya perpustakaan meminjamkan buku hanya pada masyarakat di lingkungan tertentu. Jenis bahan yang boleh dipinjam, ada yang terbatas pada buku-buku saja, adapula yang meminjamkan majalah, pamflet, atau bahan-bahan pustaka lainnya.
Untuk melancarkan pekerjaan bagian sirkulasi ini, perlu dibuatkan buku petunjuk yang memuat keterangan mengenai:
ð kebijakasanaan mengenai masalah lewat waktu, uang denda, dan penggantian buku-buku yang hilang atau rusak,
ð keterangan mengenai tanda-tanda pada bahan pustaka, dan keterangan lain-lain yang dianggap perlu untuk diketahui petugas bagian sirkulasi, petugas bagian lain, atau para peminatnya.
F pendaftaran peminjam,
c. Pelayanan perpustakaan keliling
Pelayanan perpustakaan keliling adalah layanan yang diberikan oleh Perpustakaan dengan menggunakan armada Mobil Perpustakaan Keliling yang ditujukan kepada semua lapisan masyarakat yang kondisinya dan situasinya berlokasi jauh dengan perpustakaan. dengan adanya perkembangan ilmu dan teknologi yang makin maju masyarakat pedesan maupun daerah terpencil perlu memperoleh dukungan layanan informasi dengan mengadakan perpustakaan keliling.
Sesuai Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun tentang Perpustakaan, pada pasal 4 menyatakan bahwa tujuan dan fungsi perpustakaan adalah memberikan layanan kepada pemustaka untuk meningkatkan kegemaran membaca serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa.
Begitu juga pada pasal 7 butir C, mengatakan, pemerintah menjamin kesediaan layanan perpustakaan secara merata di tanah air. Serta pasal 5 dimana masyarakat berhak memperoleh layanan dan memanfaatkan fasilitas perpustakaan. “Perpustakaan keliling adalah perpustakaan yang bergerak dengan membawa bahan pustaka untuk melayanani masyarakat dari suatu tempat ke tempat yang lain dan tidak terjangkau oleh perpustakaan menetap”
perpustakaan keliling mempunyai peran yang sangat penting dalam melayani masyarakat yang tak terlayani oleh perpustakaan menetap serta tugas dari perpustakaan keliling adalah mempromosikan layanan perpustakaan masyarakat yang belum pernah mengenal perpustakaan dengan berusaha meningkatkan minat baca kepada masyarakat dan mengembangkan rasa cinta terhadap buku bagi masyarakat luas.
d. Membangun Jurnal Elektronik UNS
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat akan mempengaruhi dibidang ekonomi, budaya, sosial, hiburan, pendidikan dan sebagainya. Perkembangan pendidikan juga mengalami perkembangan yang pesat sehingga kebutuhan informasi pengguna perpustakaan semakin meningkat. Hal ini membuat perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan informasi yang lebih baik. Publikasi ilmiah saat ini sedang mengalami perubahan yang besar, yang muncul akibat transisi dari format penerbitan cetak ke arah format elektronik, yang memiliki model berbeda dengan pola sebelumnya. Sekarang ini jurnal ilmiah secara elektronik banyak dimanfaatkan oleh masyarakat luas. Sebagian besar bidang akademika di UNS sudah menerbitkan jurnal ilmiah yang terbit secara berkala dan teratur. Publikasi tersebut merupakan kontribusi yang sangat berarti bagi kemajuan UNS.
Seiring dengan semakin meningkatnya pemakaian internet, terjadi pula perubahan dan pengembangan dalam kebutuhan serta tuntutan dari masyarakat, terutama berkaitan dengan pola dalam perolehan informasi. Perpustakaan sebagai lembaga yang mempunyai peranan dalam pengelolaan informasi mau tak mau dihadapkan pada tantangan baru dalam menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Melihat kemampuan yang dimiliki oleh internet, selain menimbulkan tantangan baru, internet juga menjanjikan sebuah peluang bagi perpustakaan untuk menjalankan fungsi dan peranan perpustakaan secara lebih maksimal, bahkan mampu mendorong terciptanya peran-peran baru yang mungkin sulit dilaksanakan pada masa-masa yang lalu.
Perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk mencerdaskan bangsa. Perpustakaan memberi kontribusi penting bagi terbukanya informasi tentang ilmu pengetahuan. Dengan adanya perpustakaan dapat diperoleh data maupun informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan perencanaan serta dapat menyegarkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan.
Agar keberadaan dan produk yang dihasilkan oleh suatu universitas diakui, dibutuhkan dan dijadikan sebagai alternatif utama oleh masyarakat, baik tingkat lokal, nasional, maupun internasional, maka Perpustakaan sebagai jantungnya perguruan tinggi terus berusaha menggali apa saja yang akan dijadikan pusat unggulan yang dimiliki oleh UNS. Produk unggulan yang akan dibangun oleh perpustakaan adalah jurnal elektonik UNS. Jurnal tersebut berisikan jurnal terbitan civitas akademika UNS yang dikemas dalam bentuk file elektronik dan alat penelusuran informasi dengan menggunakan komputer yang sudah dihubungkan jaringan internet.
! Kendala yang dihadapi dalam membangun jurnal elektronik
· akses internet masih lambat
· jurnal masih dalam bentuk kertas / hard copy
· minimnya tenaga teknisi komputer
· masalah hak cipta (copyright)
! Solusi dalam pemecahan kendala
· menetapan prosedur yang jelas
· sosialisasi ke masyarakat luas
· memperbesar banwid internet di UNS
· melakukan scan untuk jurnal yang sudah terbit dan meminta kepada redaksi dalam bentuk file untuk jurnal yang akan diterbitkan
· menambah tenaga teknisi komputer
· meminta ijin terlebih dahulu ke redaksi jurnal
! Keuntungan membangun jurnal elektronik
· jurnal terbitan UNS dapat dibaca, dikenal dan sebagai bahan referensi masyarakat luas
· penelusuran jurnal lebih mudah dan cepat
· menjadikan citra perpustakaan lebih baik dan dikenal masyarakat luas
· UNS mempunyai investasi yang tak ternilai harganya
· menghemat dana
· meningkatkan layanan perpustakaan
· pemakai jurnal terbitan UNS lebih optimal
· mendukung UNS menuju word class university
! Kerugian jurnal elektronik
· jurnal terbitan UNS dalam bentuk hard copy penggunaanya berkurang
· penelusuran koleksi jurnal tergantung jaringan internet
· mengeluarkan dana untuk membuat program jurnal elektronik
e. pelayanan sirkulasi
dalam pelayanan sirkulasi, buku tandon atau buku reserve harus diatur peminjamannya seefektif mungkin. Buku harus dimasukkan sebagai buku tandon jika buku tersebut diminati banyak pembaca, sedangkan jumlahnya sangat terbatas. Yang termasuk buku jenis ini umumnya buku ajar atau buku teks. Artikel majalah untuk mendukung suatu mata kuliah pada sebuah perpustakaan perguruan tinggi juga bisa dimasukkan ke dalam jenis buku yang di-reserve ini. Prinsipnya peredaran buku tandon harus merata.
Perpanjangan waktu peminjaman dapat dilaksanakan melalui telepon atau datang ke perpustakaan. Kalau sebuah buku tidak dipesan oleh seseorang, maka buku dapat diperpanjang. Sedangkan jika buku tersebut dipesan untuk dipinjam bagi orang lain, buku tersebut tidak boleh diperpanjang.
Buku yang terlambat dari batas waktu peminjaman harus dikenakan denda. Denda ini tidak memandang bulu. Baik itu seorang dosen; pimpinan lembaga, maupun seorang bawahan yang tak mampu membayarnya. Hal ini dilakukan untuk menanamkan disiplin bagi semua pihak.
Statistik peminjaman perlu dibuat dari statistik harian, mingguan, bulanan sampai statistik tahunan. Statistik ini berguna untuk mengukur perkembangan layanan perpustakaan. Pinjam antarperpustakaan perlu digalakkan mengingat kegiatan tersebut banyak sekali manfaatnya bagi kualitas pelayanan perpustakaan. Perpustakaan di mana saja tentu memiliki keterbatasan.
Tidak mungkin bisa membeli seluruh buku yang terbit di dunia walau satu bidang saja. Untuk mengatasi hal yang demikian perlu diadakan kerja sama antarperpustakaan.
Waktu pelayanan atau jam buka perpustakaan harus ditentukan dengan teliti berdasarkan uji coba berkali-kali atau berdasarkan statistik. Hal ini dimasudkan agar tidak sia-sia dalam pelayanan. Jam buka pada waktu masyarakat tidak mungkin bisa mengunjungi perpustakaan adalah hal yang sia-sia. Perlu pula diusahakan kesempatan seluas mungkin untuk buka perpustakaan sehingga pengunjung dapat datang sesuai waktu yang dimilikinya.
Perpustakaan universitas perguruan tinggi hendaknya mengusahakan buka sepanjang hari, jika saja perpustakaan mampu menyelenggarakannya. Terutama pada musim ujian, hendaknya waktu buka perpustakaan lebih lama. Bahkan kalau perlu dibuka hari Minggu, walau hanya beberapa jam.
5. Mendapatkan angka-angka mengenai jumlah bahan-bahan yang dipinjamkan dan jumlah peminjam.
1. Sistem yang dipakai hendaknya mudah digunakan oleh peminjam dan sederhana dalam pelaksanaannya oleh pegawai.
3. Penggunaan sistem baru hendaknya tidak merupakan peningkatan biaya yang menimbulkan masalah baru.
Yang dimaksud overnight loan ialah peminjaman semalam untuk buku-buku yang sebenarnya tidak boleh ke luar perpustakaan. Pada dasarnya buku referensi tidak untuk dipinjam ke luar, sebab sewaktu-waktu dipakai pengunjung. Bahan audio visual adalah bahan yang sangat bermanfaat untuk belajar mandiri maupun belajar kelompok. Untuk layanan peminjaman mandiri, disediakan study carrel meja untuk belajar sendiri. Biasanya layanan semacam ini untuk perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan umum.
f. Layanan peningkatan minat baca
Penigkatan minat baca merupakan hal yang sangat penting, tetapi seolah di lupakan orang. Selain mencerdaskan, membaca memberikan pengalaman yang tiada ternilai, dan mendorong untuk berpikir. Kita mempercayakan pembinaan ini kepada sekolah, tetapi sekolah tidak berhasil. Mutu sekolah dari berbagai tingkat terus merosot, orang tua sebenarnya juga harus meningkatkan minat baca oada anak di rumah. Cara meningkatkan minat baca adalah dengan menyediakan buku-buku di perpustakaan, dari perpustakaan setiap orang akan memperole banyak ide karna membaca, tetapi di negri kita, perpustakaan belum membudaya. Memang pada zaman belanda sudah ada perpustakaan, tetapi itu untuk kepentingan mereka. Sedangkan rakyat di pedesaan belum mengerti apakah perpustakaan itu.
I Dewa Gde Udanaya mengemukakan bahwa kegemaran membaca pada anak-anak harus di kembangkan melalui orang tua atau guru. Bacaan anak hendaknya memiliki kualitas yang baik dan harganya terjangkau, dan ternyata membaca ada berbagai tingkat dan jenisnya, hanya perpustakaan lah yang mampu menyediakan bacaan banyak dan berkualitas.
Pater Dorst S.J mangatakan bahwa kebiasan membaca orang tua akan menurun kepada anak-anaknya, sayangnya masih banyak orang tua yang tidak membaca, apalagi di pedesaan.
Perpustakaan mendidik orang untuk bisa mandiri, belajar di sekolah atau di kapus akan di batasi oleh waktu, tetapi belajar di perpustakaan tidak. Kita bisa belajar sepanjang masa.
Teknik membaca menuntukan keberhasilan belajar. Ada 5 teknik membaca, yaitu:
1. Membaca mencari arah, yaitu membaca judul dan kira-kira apakah isi dari buku yang di baca tersebut.
2. Membaca secara global, yaitu untuk mendapatkan kesan dari buku dan mengetahui isi pokok dari buku tersebut.
3. Membaca untuk mencari suatu hal penting, yaitu membaca untuk mencari/menentukan kata-kata, nama, angka atau pemikiran penting yang terkandang dalam bahan bacaan.
4. Membaca untuk belajar, yaitu membaca mencari tau sesuatu tentang suatu ilmu pengrtaahuan.
5. Membaca dengan sikap kritis, karna membaca dengan teknik ini, akan tidak menuaikan hasil dan melenceng dari tujuan.
B. Faktor yang Mempengaruhi Kualitas Layanan Bermutu di Perpustakaan
Suatu kenyataan, bahwa dalam abad ke 21 ini terjadi suatu ledakan informasi yang lebih hebat dari abad-abad sebelumnya,sejak sejarah manusia mengenal kebudayaan tulisan. Ditanah air sendiri pernah terjadi perkembangan penerbitan yang cukup menggembirakan, meski tidak sehebat negara-negara maju.Hal ini terjadi terutama dalam melaksanakan Proyek Buku Nasional sebagai salah satu kegiatan dalam Pembangunan Nasional. Sesuai yang diamanatkan dalam Undang-Undang Dasar 1945, salah satu kewajiban Pemerintah adalah untuk mencerdaskan bangsa. Masalah ini menyangkut masalah pendidikan dalam arti luas, baik pendidikan yang dikelola oleh lembaga-lembaga pendidikan formal, maupun pendidikan yang dikelola oleh lembaga non formal. Yang jelas pendidikan tidak bisa dipisahkan dengan perbukuan dan informasi.
Walaupun masalah ini telah menunjukkan gejala yang menggembirakan, khususnya sejak dasa warsa yang lalu, namun demikian koleksi yang tersedia masih kurang memenuhi kebutuan apalagi sejak kita diterpa oleh krisis yang berkepanjangan. Disamping itu judul-judul yang tersedia dipasaran juga masih terbatas judul-judul lama, serta banyaknya permintaan masyarakat untuk melakukan perpanjangan waktu layanan Oleh karena itu pengelolaan di bidang perpustakaan perlu ditangani dengan sungguh-sungguh, agar perpustakaan sebagai pusat informasi betul-betul dapat menunjang pelaksanaan program-program pembangunan , yang akan dapat berfungsi sebagai lembaga pendidikan non formal yang sangat berdaya berguna.
Melalui Perpustakaan, masyarakat dapat memperoleh informasi yang diperlukan baik untuk meningkatkan ilmu pengetahuan bagi keperluan studi, maupun untuk membantu memecahkan masalah-masalah yang sedang di hadapinya. Bahan-bahan tersebut dikelola menurut suatu sistem tertentu, sehingga masyarakat dapat memperolehnya dengan mudah, cepat dan tepat. Namun disisi lain dengan banyaknya pengunjung sudah barang tentu akan terjadi buku yang diminati akan berkurang, dan akhirnya terjadi permintaan pesanan.
Perkembangan dunia perpustakaan waktu ini menunjukkan perkembangan yang sangat pesat. Hal ini dapat disaksikan dengan munculnya berbagai jenis perpustakaan, baik yang disediakan untuk lingkungan tertentu ,maupun untuk masyarakat luas seperti umum.Sudah barang tentu didalam pembinaannya pimpinan perpustakaan di daerah dihadapkan dengan berbagai masalah antara lain landasan hukum yang menjadi titik tolak di dalam pengelolaannya.
Perkembangan dunia perpustakaan waktu ini menunjukkan perkembangan yang sangat pesat. Hal ini dapat disaksikan dengan munculnya berbagai jenis perpustakaan, baik yang disediakan untuk lingkungan tertentu ,maupun untuk masyarakat luas seperti umum.Sudah barang tentu didalam pembinaannya pimpinan perpustakaan di daerah dihadapkan dengan berbagai masalah antara lain landasan hukum yang menjadi titik tolak di dalam pengelolaannya.
Dengan perkembangannya perpustakaan diharapkan pemerataan pendidikan dan penyebaran informasi sampai ke polosok desa.Perpustakaan diharapkan sebagai pilar-pilar kokoh penunjang penyelenggaraan pendidikan dan penyebaran informasi betul-betul mampu melayani masyarakat pengguna dengan baik.Untuk menjadikan pilar yang kokoh dalam pembangunan perpustakaan diarahkan pada penciptaan sarana dan prasarana yang akan menjadikan Perpustakaan sebagai, pelestari bahan pustaka, pengumpul bahan pustaka dan layanan kepada masyarakat di wilayah. berfungsinya sebagai pilar penyangga pendidikan dan penyebaran informasi kepada masyarakat dimungkinkan apabila ketiga fungsi diatas terwujud, yang ditunjang dengan adanya peraturan sebagai dasar pelaksanaan kegiatan.
Dengan dasar tersebut sudah barang tentu pembangunan selanjutnya diarahkan pada Sumber Daya Manusia yang tersedia, Koleksi, dan sarana dan prasana berupa gedung namun semuanya harus direncanakan secermat mungkin agar sasaran pembangunan tersebut tercapai secara efektif dan efisien. Urgensinya suatu penelitian yang dapat mengungkapkan kondisi, kelemahan dan kekuatan dan temuan penelitian ini kan menjadi bahan penting bagi prospek perencanaan selanjutnya.
Perpustakaan sebagai lembaga yang mengelola sumber informasi dan pelestari bahan pustaka hasil budaya bangsa serta melakukan jasa informasi perlu dipersiapkan dan dikelola dengan baik.Agar dapat diwujudkan sistem perpustakaan yang kompetetif yang bermuara pada kepuasan pengguna Dari sinilah perpustakaan dapat menunjukkan eksistensi dan perannya dalam menghadapi era informasi global.
Dengan demikian maka untuk meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan akan tergantung pada faktor-faktor yang mempengaruhinya,beberapa faktor yaitu kesadaran, aturan, organisasi, kemampuan dan ketrampilan dan sarana pelayanan.
a. Faktor Kesadaran
Faktor kesadaran berfokus pada individu yang melakukan suatu tugas atau pekerjaan kesadaran pada kualifikasi pekerjaan, resiko yang dihadapi, konsumen yang ditangani dan cakupan tugas penting akan mempengaruhi perilaku seseorang dalam berhubungan dengan orang lain. Bahwa “kesadaran sebagai keadaan jiwa pada seseorang yang merupakan titik temu dari berbagai pertimbangan sehingga diperoleh satu keyakinan, ketenangan, ketetapan hati dan keseimbangan dalam jiwa yang bersangkutan" Proses tumbuhnya kesadaran berbeda pada setiap orang, baik dalam hal kecepatan maupun dalam kualitas.
Hal ini tergantung pada kemampuan berpikir, penggunaan perasaan, pertimbangan dan pengambilan keputusan setiap individu. Disamping itu aspek eksternal individu seperti aspek sosial, keluarga dan teman. Pemahaman yang baik terhadap lingkup tugas seseorang menimbulkan kesadaran yang berpengaruh pada pengambilan keputusan pelayanan yang lebih baik
b. Faktor Aturan
Faktor aturan biasanya memuat hal-hal yang mengikat dan merupakan patokan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Aturan memuat cara kerja normatif yang harus ditempuh suatu organisasi atau individu. Bahwa aturan yang dibuat untuk mengatur organisasi dan karena setiap aturan pada akhirnya menyangkut langsung ataupun tidak langsung kepada orang, maka masalah manusia dan sifat kemanusiaan nya harusd menjadi pertimbangan utama.
Lebih lanjut dikatakan bahwa pertimbangan utama manusia sebagai subyek aturan ditujukan kepada hal penting antara lain :
· Kewenangnan yaitu pembuat aturan haruslah memiliki kewenangan untuk itu karena kewenangan erat hubungannya dengan suatu tindakan atau perbuatan yang diambil, termasuk pembuatan aturan yang akan mengikat berbagai pihak
· Pengetahuan dan pengalaman, yaitu dengan pengetahuan dan pengalaman yang luas yang dapat melihat jauh ke depan sehingga aturan yang yang dapat menjangkau waktu yang cukup panjang.
· Kemampuan bahasa, yaitu kemampuan bahasa tulis yang mampu secara lengkap menerjemahkan secara lengkap kehendak pikiran.
· Pemahaman pelaksana, yaitu petugas pelaksana yang kelak akan terlibat langsung dengan aturan itu haruslah memahami lebih dulu maksud dari aturan
· Disiplin dalam pelaksanaan adalah suatu bentuk ketaan aturan baik tertulis maupun tidak tertulis.
c. Faktor Organisasi
Organisasi pelayanan pada dasarnya berbeda dengan organisasi pada umumnya meskipun terdapat sedikit perbedaan dalam penerapannya karena sasaran pelayanan ditujukan kepada manusia yang mempunyai watak dan kehendak yang multi komplek. Oleh karena itu organisasi pelayanan ini lebih banyak ditekankan kepada pengaturan dan mekanisme kerjanya yang harus mampu menghasilkan pelayanan yang memadai. Sehingga faktor organisasi yang dimaksud disini adalah mengorganisir fungsi pelayanan baik dalam struktur maupun mekanismenya yang akan berperan dalam produk mutu dan kelancaran pelayanan yang meliputi sistem, prosedur dan metode yang berfungsi sebagai tatacara atau tatakerja agar pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dengan baik.
d. Faktor Ketrampilan dan Kemampuan
Bahwa kualitas pelayanan sangat dipengaruhi oleh kualitas kemampuan dan ketrampilan individu dalam melayani pengguna. Kemampuan berhubungan dengan kondisi psikologis seseorang dalam bekerja. Aspek mental, kepribadian dan sikap memberikan kontribusi besar pada kemampuan. Kemampuan menunjukkan sikap yang optimis untuk dapat bertindak dalam segala hal sesuatu. Ketrampilan lebih berorentasi pada penguasaan suatu tehnik praktis yang sangat berhubungan dengan tingkat pekerjaan.
Ketrampilan dan kemampuan merupakan keadaan yang menggambarkan kondisi seseorang dari sisi tinjau baik skill maupun fisik dapat melakukan atau pekerjaan sesuai dasar ketentuan yang berlaku. Kopetensi petugas merupakan bagian dari fungsi manajemen yang perlu ditingkatkan. Menurut Gibson ( 1983 : 38 ) bahwa kemampuan menunjukkan potensi orang untuk melaksanakan tugas pekerjaan. Sedangkan Encip hamijoyo ( 1985 : 43 ) menambahkan bahwa kemampuan dapat memanfaatkan sarana dan prasarana yang terbatas dengan cara-cara sedemikian rupa sehingga dapat mencapai hasil setinggi-tingginya dan sebaliknya apabila kemampuan rendah maka kemampuan untuk membuat sarana dan prasarana menjadi kurang
e. Faktor Sarana Pelayanan
Bahwa kualitas pelayanan yang tinggi harus didukung oleh sarana pelayanan yang lengkap. Sarana berfungsi untuk memudahkan pelayanan, memberikan kecepatan pelayanan yang lebih tinggi, menciptakan keakuratan dan kehandalan serta kejelasan informasi yang seharusnya dicatat yang hasil akhir bermuara pada efesiensi dan efektivitas pelayanan. Dan menurut Somudiningrat ( 1996 ) menyatakan bahwa ketersediaan prasarana pendukung yang memadai akan memudahkan pelayanan. Yang dimaksud dengan sarana dan prasarana kerja menurutnya adalah segala peralatan dan perlengkapan yang diperuntukkan dalam pelaksanaan kegiatan.
Sedangkan menurut Ichsan ( 1996 : 26 ) menyatakan bahwa sarana dan prasarana merupakan segala sesuatu yang digunakan dan terlibat dalam kegiatan pengumpulan pendapatan suatu daerah. Sarana pelayanan adalah segala jenis peralatan perlengkapan kerja fasilitas lain yang berfungsi sebagai alat utama atau pembantu dalam pelaksanaan kerja, dan fungsi dari sarana pelayanan ini antara lain:
· Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu.
· Meningkatkan produktivitas baik barang maupun jasa
· Kualitas produk yang lebih baik/ terjamin.
· Lebih mudah / lebih sederhana dalam gerak para pelakunya
· Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang yang berkepentingan
· Menimbulkan perasaan puas pada orang yang berkepentingan sehingga dapat mengurangi sifat emosional mereka ( Munir : 1992 : 126 )
Faktor sarana pelayanan ini secara garis besar dibedakan dalam :
1. Sarana kerja, yaitu peralatan yang digunakan untuk memberikan pelayana
2. Fasilitas pelayanan, yaitu berbagai fasilitas yang dipergunakan dalam memberikan pelayanan antara lain fasilitas ruangan, telepon umum, alat panggil dan lain sebagainya.
Pendapat Munir sama dengan pendapat Susilo ( 1996 : 47 ) yang menyatakan bahwa dalam pengelolaan ( baik dari penyusunan tarif sampai penerimaan dan penyetoran ) sarana dan prasarana yang baik akan meningkatkan pelayanan dan akan bermuara pada suksesnya dalam pencapaian tujuan suatu instansi. Selanjutnya menurut Kaho ( 1997 : 18 ) menyatakan bahwa fasilitas penyelenggaraan berpengaruh pada pengelolaan ataupun pelayanan. Selanjutnya untuk memudahkan pengelolaan maka aspek perangkat keras, perangkat lunak, informasi dan teknologi memiliki andil yang sangat besar.
Membangun perpustakaan dengan layanan bagus tentunya tidak mudah. Diperlukan komitmen terus menerus untuk meningkatkan layanan dan keperdulian terhadap pengguna. Komitmen tidak melulu dibebani pada pengelola perpustakaan, namun pengguna perpustakaan juga diharapkan memiliki komitmen dalam meningkatkan mutu layanan.
a. Standar layanan pengguna
Kita perlu meng-update dan memonitor standar secara berkala untuk antisipasi terhadap perubahan layanan dan pengembangan tujuan layanan yang berkelanjutan. Pengembangan standar layanan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan layanan bagi pengguna. Untuk meningkatkan kepuasan pengguna, Perpustakaan perlu melakukan :
1. Melatih staf perpustakaan agar mampu menyediakan layanan yang profesional, bersahabat, dan efisien
2. Menjawab pengguna yang butuh perhatian dan mencoba tidak ada antrian panjang
3. Mengusahakan kesempatan yang sama, adil kepada semua pengguna dan staf serta merespon kebutuhan pengguna
4. Memperkenalkan layanan, peraturan dan jam buka perpustakaan serta menginformasikan setiap perubahannya
5. Mendengarkan komentar pengguna, responnya dan belajar dari komplain pengguna
6. Meyakini bahwa perlengkapan sesuai kebutuhan pekerjaan dan segera dilaporkan bila ada kesalahan
7. Mengusahakan keberagaman lingkungan yang membuat suasana kerja dan belajar yang menyenangkan
8. Sadar akan isu-isu lingkungan dan melakukan yang terbaik untuk menghijaukannya
Sedangkan untuk keperluan akses informasi, perpustakaan perlu melakukan :
1. Menggunakan bahasa Inggris untuk berkomunikasi dengan pengguna
2. Menyediakan layanan permintaan dari perorangan melalui email, telepon, surat, dll.
3. Menyediakan akses untuk mempelajari bahan-bahan bagi perkuliahan (di universitas) serta mendorong proses belajar
4. Meyakini bahwa setiap permintaan/kebutuhan pelangan terpenuhi, dan koleksi segera tersedia
5. Menyediakan akses ke sumber informasi online dan yakin informasi ini kapan adanya dan mengetahui keberadaannya bila dibutuhkan
6. Menawarkan bantuan atau pelatihan sehingga pengguna dapat menggunakan sumber informasi yang tersedia
Selain komitmen Perpustakaan terhadap layanan, tentunya pengguna perpustakaan juga diharapkan memiliki komitmen untuk melakukan :
1. Menghargai pegguna lain, staf dan lingkungan belajar di perpustakaan
2. Minta bantuan staf bila anda membutuhkan
3. Kembalikan dan perpanjang koleksi yang anda pinjam sesuai waktunya
4. Jaga indentitas keanggotaan anda dan bawalah ketika ke perpustakaan
5. Tunjukan identitas anda kepada staf bila ada permintaan layanan
6. Set HP anda jadi ’silent’
7. Gunakan fasilitas perpustakaan sesuai ketentuan
8. Berikan feedback terhadap layanan yang tersedia
9. Datanglah pada sesi ’information skills’
Sebagai pengguna yang baik jangan melakukan :
1. Keributan di ruang baca/perpustakaan
2. Makan makanan dan minum di perpustakaan
3. Membiarkan teman anda menggunakan indentitas keanggotaan anda. Anda harus bertanggungjawab untuk semua koleksi yang dipinjam atas nama anda
4. Memindahkan apapun milik perpustakaan tanpa meminjamnya melalui aturan yang berlaku
BAB III
KESIMPULAN
Melalui Perpustakaan, masyarakat dapat memperoleh informasi yang diperlukan baik untuk meningkatkan ilmu pengetahuan bagi keperluan studi, maupun untuk membantu memecahkan masalah-masalah yang sedang di hadapinya. Bahan-bahan tersebut dikelola menurut suatu sistem tertentu, sehingga masyarakat dapat memperolehnya dengan mudah, cepat dan tepat. Namun disisi lain dengan banyaknya pengunjung sudah barang tentu akan terjadi buku yang diminati akan berkurang, dan akhirnya terjadi permintaan pesanan. Perkembangan dunia perpustakaan waktu ini menunjukkan perkembangan yang sangat pesat. Hal ini dapat disaksikan dengan munculnya berbagai jenis perpustakaan, baik yang disediakan untuk lingkungan tertentu ,maupun untuk masyarakat luas seperti umum.Sudah barang tentu didalam pembinaannya pimpinan perpustakaan di daerah dihadapkan dengan berbagai masalah antara lain landasan hukum yang menjadi titik tolak di dalam pengelolaannya.
Setiap perpustakaan selalu memperoleh kesan atau image, baik yang positif maupun negatif dari berbagai pihak yang selalu berhubungan. Hal ini merupakan konsekuensi logis, mengingat dalam segala aktivitasnya perpustakaan selalu berhubungan dengan berbagai pihak, khususnya dengan anggota perpustakaan.
Perpustakaan merupakan jantungnya perguruan tinggi mendukung program suatu Universitas untuk menuju world class university. Untuk meningkatkan mutu layanan perpustakaan dengan cara mencari dan menggali potensi yang ada di UNS. Sebagai langkah awal yang ditempuh perpustakaan adalah membangun jurnal elektronik. Aspek teoritik maka dapat dikatakan bahwa aturan memiliki hubungan atau berpengaruh terhadap kualitas layanan. Semakin baik aturan yang ada semakin fleksibel maka kualitas akan semakin tinggi.
· Logika teori maka dapat dikatakan bahwa aspek organisasi memiliki pengaruh terhadap kualitas pelayanan. Arah hubungan adalah positip, artinya semakin efesien sistem organisasi penunjang pelayanan, semakin mudah dan fleksibel prosedur dan metode yang ada maka kualitas pelayanan akan semakin tinggi.
· Berdasarkan teori diatas maka dapat disimpulkan bahwa hubungan sarana pelayanan dan kualitas pelayanan adalah positif dan signifikan artinya semakin tinggi/baik/lengkap sarana pelayanan yang digunakan dalam proses pelayanan sehingga menciptakan unsur kemudahan, kecepatan, keakuratan maka semakin tinggi kualitas pelayanan yang diberikan.Signifikan karena teori menyatakan demikian.
DAFTAR PUSTAKA
Gasper,Vincent (1997 ) Manajemen kualitas penerapan konsep-konsep kualitas dalam manajemen bisnis total. Jakarta : Gramedia Pustaka.
Sulistya, Basuki (1991) Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia
Munir,AS (1996) Manajemen Layanan Umum di Indonesia. Jakarta : Bumi Aksara
Munir, AS (2001) Teori Organisasi. Surabaya :Puslibang Univ. Wijaya Putra
Martoatmojo, Karmidi (1993) Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta : Universites Terbuka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
kritik dan sarang sangat diharapkan