UPAYA PEMERINTAH MENINGKATKAN PERAN MASYARAKAT DALAM PENGEMBANGAN KEARSIPAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Penyelenggaraan kearsipan dari tingkat pusat sampai daerah, lebih-lebih di tingkat desa/Kelurahan saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dipandang perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), maka pada tahun 2009 Indonesia baru memiliki Undang-Undang Kearsipan yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan di era globalisasi dan transparansi, yakni Undang-Undang No. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan.

Namun sikap masyarakat terhadap arsip bukan tidak ada kepedulian sama sekali, karena warga masih punya kepedulian terhadap arsip yang sifatnya spesifik yaitu yang menyangkut identitas diri yaitu KTP / Kartu Tanda Penduduk  dan yang menyangkut hak milik yaitu arsip-arsip pertanahan seperti surat jual beli rumah atau tanah, surat tanah letter C dan sertifikat tanah.

Khusus untuk arsip yang berkaitan dengan masalah tanah, masyarakat cukup perhatian, karena menyangkut hak milik atau harta kekayaan yang harus dijaga. Cara menyimpannya mungkin bisa secara khusus, tentunya masih bersifat sederhana, yaitu disimpan dalam map atau album dokumen di dalam lemari secara tetap ( tidak berpindah-pindah ) dan kadangkala dicek meskipun tidak setiap waktu.

Menilik hal di atas, maka sikap kepedulian masyarakat desa terhadap arsip dapat dimulai dari sikap pedulinya mereka terhadap arsip bukti hak kepemilikan rumah atau tanah yang dapat dikembangkan kepada perlakuan mereka untuk merawat, menyimpan dan mengelola arsip-arsip lain yang tak kalah penting yang dapat menunjang penghidupan dan masa depan keluarga seperti ijazah sekolah, kartu keluarga, akte kelahiran, surat kematian, tanda pelunasan Pajak Bumi dan Bangunan, kartu ASKESKIN, kartu JAMKESMAS, Surat Keterangan Tidak Mampu, KTP, SIM, Surat Izin Usaha, Surat Izin Trayek dan lain-lain.

Diharapkan masyarakat mulai peduli terhadap arsip dengan menyimpan dan merawatnya secara rapi di lemari tersendiri, terlindung dari faktor-faktor perusak seperti api, kutu busuk dan rengat, binatang pengerat seperti tikus harus diwaspadai, demikian pula serangan rayap, serta yang tidak kalah penting jauhkan arsip-arsip penting dari jangkauan anak-anak.

Lalu siapa yang dapat memberikan informasi atau penyadaran tentang kepedulian arsip kepada masyarakat desa, tentunya adalah para tokoh masyarakat desa setempat baik yang berbasis kemasyarakatan maupun berbasis keagamaan (sosial religius) yang selama ini menjadi panutan masyarakat karena budaya masyarakat Indonesia terlebih di pedesaan masih berorientasi primordialistik artinya patuh dan taat kepada tokoh-tokoh atau pemimpin masyarakat yang dihormati dan disegani.

Namun Pemerintah Desa (Kepala Desa/Lurah, Sekretaris Desa dan para perangkatnya) sebagai ujung tombak pelayananan administrasi dan pembangunan masyarakat desa berada tetap di depan dalam pengembangan kepedulian masyarakat terhadap arsip. Dukungan Pemerintah Kabupaten melalui lembaga kearsipannya sangatlah dibutuhkan, karena hal ini merupakan peran dan tanggunggjawabnya pula, mengingat otonomi pemerintah dititik bertakan kepada Pemerintah Kabupaten/Kota.

Oleh karena itu sudah saatnya Pemerintah Desa dan Lembaga Kearsipan Kabupaten mulai mendekati masyarakat dalam masalah kearsipan ini. Setidaknya memberi informasi tentang perlunya pengelolaan arsip mulai dari keluarga semenjak dini misalnya sejak jabang bayi lahir maka segera disiapkan (diregristasikan) dalam surat kenal lahir atau bahkan dibuatkan akte kelahiran, tentu lebih baik. Pengelolaan arsip keluarga secara baik dan benar akan dapat menjaga dan memelihara kepentingan keluarga baik di masa kini maupun di masa depan, sehingga dapat menunjang kesejahteraan keluarga.

BAB II

UPAYA PEMERINTAH MENINGKATKAN PERAN MASYARAKAT

DALAM PENGEMBANGAN KEARSIPAN

A.    Pengertian Arsip

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, mengatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, sehingga mempunyai kewajiban untuk mengembangkan kearsipan, tetapi masyarakat umum diharapkan dapat ikut serta dalam pengembangan kearsipan.

Arsip dalam masyarakat awam sering di samakan dengan dokumen, manuskrip atau pustaka. Padahal arsip bersifat unik dan tidak bisa disamakan dengan pustaka, manuskrip maupun dokumen lain. Lembaga kearsipan yang mempunyai tanggung jawab menyelamatkan memori kolektif bangsa masih harus berbuat banyak untuk merubah image masyarakat agar lebih paham akan arti pentingnya arsip, sehingga dengan kesadaran tersebut arsip-arsip yang bernilai kesejarahan dapat disimpan dan diselamatkan sebagai warisan budaya bagi generasi yang akan datang.

B.     Peran Serta Masyarakat Dalam Pengembangan Kearsipan

Perubahan mendasar yang telah dilakukan dalam upaya merevisi Undang-Undang tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan tahun 1971 yang digantikan dengan Undang-Undang kearsipan tahun 2009 diantaranya adalah diaturnya peran sertan masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan. Masyarakat diharapkan dapat berperan serta dalam penyelenggaraan kearsipan baik meliputi peran serta perorangan, organisasi politik, maupun organisasi kemasyarakatan.

Dalam Undang-Undang Kearsipan disebutkan bahwa peran serta masyarakat dapat dilakukan dalam ruang lingkup penyelenggaraan, pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. Selain itu Lembaga Kearsipan dapat pula mengikut sertakan masyarakan dalam kegiatan perlindungan, pengawasan serta sosialisasi kearsipan.

Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip sebagai mana dimaksud dalam pasal 71 ayat 2 dilaksanakan dengan cara:

1.      Menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat menyebabkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin perlindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan Negara.

2.      Menyimpat dan melindungi arsip perorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan peraturan perundang-undang.

Peran masyarakat dalam penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 71 ayat 2 dilaksanakan dengan cara:

1.      Menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan

2.      Melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalasuan dan pengubahan arsip oleh lembaga negara tanpa melalui prosedur sebagainama diatur dalam Undang-Undang.

3.      Melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase dan terorisme melalui keordinasi dan lembaga terkait.

Peran serta masyarakat dalam penggunaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 71 ayat 2 dilaksanakan melalui pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai prosudur yang benar. Dalam hal ini lembaga kearsipan telah mengatur akses dan layanan arsip yang menjamin kemudahan akses bagi masyarakat.

Peran serta masyarakat yang lain yang juga diharapkan oleh pemerintah adalah dalam hal penyediaan sumber daya pendukung sebagaimana dimaksud dalam pasal 71 ayat 2 yang dapat dilaksanakan dengan cara:

1.      Menggalang atau menyambungkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan

2.      Melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan Undang-Undang

3.      Menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai kompetensi yang dimilikinya

Selain beberapa hal yang telah disebutkan diatas, masyarakat juga dapat melengkapi perannya dalam menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam pasal 71 ayat 2 sesuai peraturan Undang_undang.

Bila suatu organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perorangan melaksakan kegiatan yang didanai dari anggaran negara atau bantuan luar negeri juga wajib menyerahkan rekaman kegiatannya ke lembaga kearsipan.

Beberapa kewajiban diharapkan pemerintah terhadap masyarakat ini masih perlu disosialisasikan oleh lembaga kearsipan, agar masyarakat dapat mengetahui dan melaksanakan peran sertanya dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan sekitarnya. Untuk mencapai tujuan sesuai Undang-Undang tersebut memerlukan kerja keras dari pemerintah dalam penyelenggaraan kearsipan karena selama ini masyarakat masih mempunyai pemahaman yang belum tepat terhadap arsip. Arsip hanya dianggap sebagai dukumen yang sudah usang, sudah basi, atau dianggap sebagai dokumen yang sudah tidak bernilai lagi.

Oleh karena itu, dalam mendukung peran serta yang dilakukan oleh anggota masyarakat, pemerintah dapat pula memberikan penghargaan kepada masyarakat yang berperan dalam kegiatan perlindungan dan penyelamatan arsip. Selain itu permerintah juga dapat memberikan imbalan kepada masyarakat yang berperan serta dalam penyerahan arsip penting yang termasuk dalam kategori daftar pencarian arsip.

C.    Upaya Pemerintah Dalam Meningkatkan Peran Masyarakat

a.      Program masyarakat sadar arsip

Program masyarakat sadar arsip bertujuan untuk memasyarakatkan pentingnya arsip kepada masyarakat, sehingga apresiasi masyarakat lebih antusias dan lebih besar terhadap arti pentingnya arsip. Undang-Undang tentang kearsipan yang berlaku tahun 2009 merupakan momentum baru bagi lembaga kearsipan untuk mengsosialisasikan dirinya kepada masyarakat umum. Kesadaran akan pentingnya arsip juga perlu ditumbuhkan dalam masyarakat umum, bukan hanya dalam komunitas pemerintah dan perkantoran saja.

Guna menunjang sosialisasi arsip kepad amasyarakat umum, lembaga kearsipan yang dipelopori oleh Arsip Nasional telah memberikan mobil layanan masyarakat sadar arsip dan seperangkat komputer dengan sistem aplikasinya kepada beberapa Provinsi di Indonesia yang masih dilanjudkan pada tahun-tahun mendatang. Dengan mobil tersebut lembaga kearsipaan diharapkan dapat mempermudah mengsosialisasikaan arti pentingnya arsip kepada masyarakat dengan dijangkau oleh mobil tersebut ke lokasi-lokasi tertentu.

Dasar dari pemberian mobil layanan masyarakat sadar arsip ini salah satunya dimaksudkan agar dengan mobil ini layaknya ”perpustakaan keliling” masyarakat umum bisa memperoleh pembelajaran tentang apa itu arsip dan bagaimana memperbaikinya. Sedangkan bantuan komputer beserta aplikasinya diharapkan agar arsip tersimpan di lembaga kearsipan dapat diakses oleh masyarakat dan sebaliknya arsip arsip yang ada di daerah dapat diakses pula lembaga kearsipan dimanapun.

b.      Program arsip masuk desa

upaya lain untuk meningkatkan peran serta masyarakat dalam pengembangan kearsipan. Lembaga kearsipan Arsip nasional RI telah memberikan dukungan dana dekosentrasi kepada Provinsi mulai tahun 2009 untu melaksanakan Program Arsip Masuk Desa. Program ini akan berlansung sampai tahun 2014 untuk memberikan pelatihan kepada seluruh perangakat desa yang banyak bersentuhan dengan arsip dan masyarakat di desa. Program ini menjadi sangat stragis mengingat Pemerintah Desa merupakan ujung tombak pelaksanaan pelayanan pemerintah kepada masyarakat.

Program Arsip Masuk Desa ini diharapkan juga mendorong sekolah-sekolah, desa dan institusi desa lainnya dalam meningkatkan layanan masyarakat melalui tertip arsip. Namun demikian, pembinaan kearsipan untuk tingkat desa tidak dapat dilepaskan dari peran Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota. Hal ini sejalan dengan Peraturan Pemerintah nomor 38 tahun 2007 tentang Pembagian Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah daerah provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, bahwa berbagai urusan dan tanggung jawab pemerintah termasuk bidang kearsipan daerah telah dibagi habis. Untuk memberikan gambaran tentang pelaksanaan progran ini akan ditetapkan kebijakan program dan pedoman-pedoman yang menyertainya. Dalam jangka panjang diharapkan mampu meningkatkan pemahaman masyarakat pedesaan tentang pentingnya arsip, sehingga mereka menjadi tanggap terhadap hak-hak perdataan, hak-hak politik dan mengetahui potensi sumber daya alam yang ada di desa serta tumbuh tanggung jawab dalam membangun desa.

c.       Program akuisisi arsip statis

Akuisisi arsip statis sebagai prose penambahan khasanah dilakukan dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggung jawaban Nasional dari lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-undang yang berlaku. Akuisisi merupakan upaya penyelamatan dan pelestarian serta pewarisan jejak informasi bersejarah dalam bentuk mempri kolektif kehidupan berbangsa dan bernegara kepada generasi mendatang. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan merupakan bentuk tanggung jawab atas hak dasar masyarakat terhadap aksesibilitas informasi publik.

Akuisisi arsip sangat erat hubungannya dengan akses dan layanan yang harus diberikan oleh lembaga kearsipan kepada masyarakat. Agar lembaga kearsipan dapat melayani masyarakat yang membutuhkan arsip, maka dihimbau kepada masyarakat untuk bersedia menyerahkan arsip yang bernilai guna kesejarahan disimpan di lembaga kearsipan, agar dapat dimamfaatkan oleh masyarakat yang lebih luas.

d.      Pemasyarakatan arsip

kegiatan ini adalah rangkaian kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan pemahaman masyarakat terhada masalah kearsipan dan promosi khasanah arsip yang memberikan informasi mangenai potensi yang dapat digali dari arsip. Pemasyarakatan arsip ini juga untuk menanamkan apresiasi pentingnya masyarakat untuk menjaga arsip sebagai warisan budaya. Bentuk pemasyarakatan arsip selain berupa promosi juga dalam bentuk pameran arsip yang menyajikan arsip kepada masyarakat dalam rangka menyebarluaskan informasi arsip pada masyarakat.

Selain seperti tersebut diatas pemasyarakatan arsip dapat pula berupa publikasi kearsipan, diantaranya dapat berupa penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskah sumber, penerbitan sejarah lisan dan tulis yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.

BAB III

KESIMPULAN

Peranan masyarakat dalam pengembangan kearsipan di Indonesia khususnya masih membutuhkan perhatian serius dari Pemerintah. Masyarakat Indonesia berdasarkan volume sungguh sangat besar, setiap individu pasti menciptakan arsip sesuai rekaman kegiatan yang dilakukannya. Berdasarkan asumsi ini bearti arsip yang tercipta di masyarakatpun berjulah sangat banyak. Akan tetapi masih banyak masyarakat yang belum paham apa yang harus mereka lakukan terhadap arsip-arsip yang diciptanya, karena pemahaman yang masih kurang. Oleh karena itu, pemerintah dimasa mendatang perlu memperhatikan lebih serius terhadap peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan agar arsipyang merupakan warisan budaya bagi generasi mendatang ini tidak hilang sia-sia hanya karena ketidak tahuan dalam mengelola dan menjelamatkannya.

Upaya-upaya yang sudah mulai dilakukan pemerintah melalui lembaga kearsipan perlu ditingkatkan dari tahun ke tehun agar sasaran yang dicapai semakin tepat dan sesuai dengan target. Hal ini kadang tidak mudah, karena sering pemerintah secara umum tidak dapat mendukung pelaksaan kegiatan karena terbatas anggaran dan keterbatasan sumber daya manusia yang sering membuat program-program terputus di tengah jalan.

Optimis perlu selalu menyertai langkah kita dalam mengembangkan kearsipan, semoga dengan sikap optimis ini kendala-kendala dapat dilalui, sehingga masyarakatpun tidak menanggapi kearsipan dengan sikap apriori.

DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Undang-Undang Nomor 43 Thun 2009 Tentang Kearsipan.

Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Pembagian Pemerintah Antar Pemerintah.

Yudotomo, Anggoro. Pengembangan Arsip Dalam Masyarakat. (Online), http://www.kearsiapan.ci.id. Diakses tanggal 05 Januari 2011.

Suprayoga. Pentingnya Arsip Dalam Mengemban Tugas Di Era Globalisasi. (Online), http://www.pentingnyaarsip.co.id. Diakses tanggal 08 Januari 2011.

Qosim, Muhammad. Layanan Arsip Dan Kebutuhan Masyarakat. (Online), www.arsipjogjaprov.info. Diakses tanggal 01 Desember 2010

Martono, Boedi. Penetapan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Sinar Harapan, 1992).

Wiradihardja, Moeftie. Beberapa Masalah Kearsipan Di Indonesia. (Jakarta: Balai Pustaka, 1987).

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. (Jakarta: Bumu Aksara, 2008).